Acara “ini” dimana..?? Maaf saya kurang tahu!!

Sering kita jumpai saat orang lain baik itu undangan atau tamu dari luar yang akan mengikuti kegiatan (seminar, work shop, pelatihan, ujian, lomba, dll) di dalam kampus UM, saat mereka bertanya “di (gedung) mana kegiatan tersebut di adakan?” banyak di antara kita civitas (warga) UM lantas geleng kepala untuk menjawabnya, ironis bukan?

Biasanya yang terkena imbas langsung dalam permasalahan ini adalah Security UM, karena sebagaimana kita ketahui Satpam adalah ujung tombak/penghubung langsung antara warga luar dan dalam kampus (terutama di malam hari). Namun demikian, tidak sepenuhnya kesalahan tersebut ada pada satpam, karena hal ini adalah tanggung jawab kita bersama.

Kenapa hal ini bisa terjadi?

Banyak faktor yang menyebabkan hal ini terjadi, antara lain:

– Kurangnya koordinasi antara penyelenggara kegiatan dengan pihak lain yang bersangkutan (terutama satpam UM),

– Kurangnya publikasi (spanduk, banner, baliho, dll) yang mudah di baca,

– Kurang proaktifnya/tanggap petugas Satpam terhadap kejadian/kegiatan yang ada di dalam kampus. Dalam hal ini saya kira sudah di laksanakan dengan semaksimal mungkin, karena akses satpam ke area intern dalam kampus sangatlah terbatas.

Sebenarnya permasalahan di atas seharusnya tidak perlu terjadi, kalau kita berniat dan berusaha untuk mangatasinya, demi terciptanya kelancaran dan kenyamanan peserta dalam mengikuti semua kegiatan di UM. Jangan sampai oleh pihak-pihak tertentu kinerja kita di nilai jelek dan tidak professional. Sebagaimana berdasar pada pokok dari jati diri UM adalah sebagai BLU (Badan Layanan Umum) yang seharusnya memberikan layanan prima kepada semua pihak.

Mungkin ada sedikit kiat-kiat/masukan yang dapat dijadikan sebagai alat penyempurna untuk menutupi kekurangan yang terjadi, al:

– Minimal memberitahu pihak satpam (via surat atau telepon) apabila akan mengadakan suatu kegiatan, baik itu kegiatan dalam skala kecil maupun level nasional. Mengingat kegiatan tidak hanya di selenggarakan pada siang hari saja, tapi juga sering di malam hari, ini yang sering terlupakan.

– Sudah adanya website UM, alangkah baiknya kalau di sediakan kolom/website khusus untuk menampung semua kegiatan/pemberitahuan yang akan berlangsung di dalam kampus UM (yang ada di agenda website UM hanya kegiatan yang berskala besar), yang dapat di akses oleh semua pihak, karena hampir di semua unit sudah tersedia internet.

– Menghilangkan pemikiran bahwa kalau hanya menyelenggarakan kegiatan yang berskala kecil, tidak perlu adanya pemberitahuan (publikasi) kapada pihak lain. Justru hal ini nantinya yang akan mempersulit keadaan pada saat berlangsungnya kegiatan tersebut.

Demikian semoga bermanfaat, harapan ada masukan-masukan dari pembaca demi kebaikan pelayanan di kampus kita!

Dan mohon maaf apabila ada kesalahan.

13 tanggapan untuk “Acara “ini” dimana..?? Maaf saya kurang tahu!!

  1. Sekedar menambahkan ide, bagaimana kalo disetiap sudut jalan yang strategis dipasang penunjuk jalan juga, supaya orang luar yang tau nama gedung bisa lebih mudah dalam mencari gedung yang belum pernah dikunjungi sebelumnya. Karena terkadang orang luar kurang jeli dalam melihat Label Gedung yang menempel cukup tinggi. Seperti gambar di bawah ini contohnya, lumayan untuk memperindah sudut2 jalan.

    Devid Haryalesmana

  2. Jaya terus UM sebagai The Learning University! Senang rasanya melihat semua saling sharing/berbagi demi kemajuan UM. Mari kita jadikan sarana ini untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada di kampus kita.

  3. Ada tambahan bagi securiti UM
    1. Bahwa securiti UM haruslah tanggap dalam segala hal, tidak menutup kemungkinan tetap yang disalahkan adalah securiti UM. Dimanapun, kapanpun tempatnya securiti UM harus dan wajib mengetahuinya , karena ibarat rumah kita adalah penghuninya.
    2. Disisi lain bagi seluruh ketua panitia diharapkan memberitahukan secara tertulis di tiap2 pos securiti yang ada di UM, minimal 1hari sebelum hari H.
    3. Kita sebagai anggota securiti mempunyai tim patroli, nah itulah seharusnya yang bisa menghubungkan seluruh kegiatan yang berlangsung pada hari itu dengan anggota yang lain.
    4. Dari permasalahan diatas bukanlah untuk menyalahkan yang satu dengan yang lain namun untuk memberitahukan tugas dan fungsi masing2 supaya dikemudian hari tidak terjadi hal2 yang tidak kita inginkan.
    5. Adapun komentar saya tidak enak dibaca inilah saya, mohon maaf lairbatin

    securiti UM

  4. Sungguh senang hati saya ketika membaca tulisan ini beserta semua komentarnya, itu pertanda bahwa persoalan informasi dan komunikasi “tidak boleh” dianggap sepele. Tugas ini “tidak cukup” hanya dibebankan pada fihak sucurity saja tetapi perlu mendapatkan dukungan dari fihak yang lain. Sering terjadi “kesalafahaman” dari tamu yang bertanya ke satpam di kantor pusat.

    Contoh kasus, ada tamu dari alumnus Universitas Brawijaya yang menanyakan perkuliahan “akta mengajar” (dahulu pernah ada). Satpam sudah memperoleh penjelasan dari petugas kantor pusat yang mengurusinya tetapi disarankan untuk ke fakultas yang bersangkutan. Sesuai dengan penjelasan dari Satpam tsb., ybs. bertanya ke fakultas yg dimaksud tetapi apa jawabannya? Ybs. disuruh kembali lagi ke kantor pusat. Di kantor pusat, tamu tadi membentak Satpam dengan kata-kata: “Tidak profesional! Saya di pingpong ke sana-kemari!” Mendengar suara keras seperti itu, saya keluar dari ruang kerja dan mencoba menenangkan ketegangan tsb. Saya tanyakan kepada Satpam apa yang terjadi? Setelah mendengar penjelasan dari Satpam tersebut saya menjadi mengerti bahwa kedua jawaban dari kantor pusat dan fakultas “sama benarnya”. Lho kok bisa?

    Naah… disinilah diperlukan orang yang dapat memahami informasi secara utuh. Pelaksanaan tes input non-SLTA , termasuk “akta mengajar ” ketika itu (beberapa tahun yang lalu) sudah selesai dilaksanakan di kantor pusat. Sementara tes “akta mengajar khusus” yang dilaksanakan oleh FIP UM belum dilaksanakan/masih dalam rencana. Pada kasus seperti ini perlu ada front office yang “memanaj” semua informasi yang ada di UM. Masih banyak lagi pengalaman saya (selama 26 tahun) di kantor pusat. Lain kali akan saya sampaikan kepada Anda semua (bila diperlukan). Terima kasih.

  5. Tambahan Saran untuk Panitia kegiatan:

    Informasi tentang TEMPAT kegiatan berlangsung kepada peserta harus sejelas mungkin dan dihimbau agar undangan harus dibawa, atau setidaknya ada catatan jelas dimana kegiatan tersebut berlangsung.
    Jika tamu dari luar menanyakan Kegiatan dan LOKASI GEDUNG tempat kegiatan berlangsung, bisa dipastikan banyak orang yang bisa membantu menunjukkan dimana letaknya, tapi kalau hanya nama kegiatannya???
    Kadangkala peserta tidak mencatat lokasi tepatnya, hanya mencatat bahwa kegiatannya ada di UM Jl. Semarang 5.

    Di persimpangan jalan dalam kampus seringkali diletakkan petunjuk arah suatu kegiatan, hal ini sangat membantu selain spanduk. Tapi yang tidak tepat adalah setelah kegiatan berlangsung, tanda petunjuknya tidak dibersihkan (malas/lupa membersihkan) sehingga terkesan kotor.

    Faul, FS.

  6. 1. mungkin perlu dibuat edaran ke seluruh unit, jika mengadakan kegiatan yang melibatkan orang luar atau mendatangkan orang luar, sebaiknya satpam diberi surat tembusan
    2. di Jalan Semarang dan Surabaya, ada baiknya diberi peta UM yang cukup besar, sehingga setiap ada orang luar yang akan ke UM bisa mencari lokasi di peta UM

  7. saya punya ide yang mungkin bisa dipertimbangkan.

    1. Seperti kita ketahui, jajaran security UM memiliki fasilitas radio komunikasi yang dipergunakan untuk koordinasi meski saya kurang tau efektif tidaknya.

    2. Apabila memungkinkan, akan sangat membantu jika setiap unit ada satu personil yang diberikan akses ke jaringan komunikasi security, entah dengan sistem UHF atau cross band VHF ke UHF sehingga apabila ada informasi yang perlu ditanyakan ke unit bisa langsung menghubungi karena jelas jajaran security tidak setiap saat berada di depan meja yang ada fasilitas telepon, namun lebih sering di lapangan.

    3. Jaringan komunikasi ini selain untuk koordinasi acara-acara yang ada di unit juga bisa digunakan untuk koordinasi yang sifatnya emergency misalnya ada kejadian yang perlu dilaporkan kepada pihak security.

    4. Seperti yang sudah diterapkan di fakultas sastra, penggunaan radio komunikasi sangat membantu rekan-rekan di lapangan untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat dari jajaran yang ada di kantor sehingga koordinasi bisa dilakukan dengan cepat akurat.

    5. Dengan cara ini kebutuhan akan front office bisa sedikit dikurangi dan jika memang akan diadakan untuk front office, otomatis front office juga bisa mengakses informasi dari setiap unit kerja dengan cepat dan tepat.

    Semoga usulan ini dapat dipertimbangkan, sehingga 1 UM memiliki sistem tanggap informasi yang bermanfaat bagi kepentingan bersama.

    ekowahyu-fs um

  8. @mood Amin
    info dan solusi sangat bagus, kami di unit akan menindak lanjuti.

    @djoko raharjo
    Ide front office juga bagus, tapi Front office sangat membantu kalau front officenya diletakkan di ujung jalan semarang dan jalan surabaya, bukan di dalam kantor, yang belum jelas kapan terealisasinya.
    Yang harus dilakukan adalah solusi hari ini, perkara kedepan ada front office yang mewah, itu urusan belakang, lawong tamunya datang sekarang bukan tahun depan.

  9. @djoko rahardjo
    Terima kasih Bapak Djoko atas informasinya. Mungkin dulu saya belum sempat membaca, tapi tidak ada salahnya untuk sekedar mengingatkan, mohon maaf.
    Saya di Subag Rumah Tangga (Security). Hal ini saya tulis karena berdasarkan pengalaman yang sering kami (satpam) temui/alami di lapangan. Terima kasih.

  10. Maaf Mas/Bapak Mood Amin, kalau boleh tahu unit kerja Anda dimana? Saya pernah menulis di web ini, judulnya “Maindset yang Berkecukupan”, isinya antara lain minta supaya dibuatkan “front office” untuk memudahkan layanan informasi di UM. Suatu pagi, di depan pintu utara kantor rektorat, tepatnya di depan parkir mobil dinas Rektor UM. Ketika itu, Rektor UM sedang berbincang-bincang dengan Kepala Biro AUK UM, saat melawati beliau berdua, saya dipanggil oleh rektor bahwa beliau sudah membaca tulisan tersebut. Komentar beliau tidak perlu saya tulis di sini. Terima kasih.

    Djoko Rahardjo, Staf Subag Sarana Pendidikan UM

Komentar ditutup.